Encontro executivo sem imprevisto na frente de quem decide
A CI9 organiza reuniões estratégicas e encontros executivos pra que a logística nunca vire distração na frente de diretoria, board ou parceiro.
Como a CI9 conduz o encontro executivo
Encontro executivo tem plateia pequena, mas de peso: diretoria, board, parceiro estratégico, às vezes gente da matriz acompanhando. O risco aqui não é número de convidados, é qualquer falha de organização virar o assunto da reunião em vez do conteúdo que motivou o encontro.
A CI9 assume a organização e a produção do encontro pra que o foco continue na pauta e na decisão que precisa sair dali, cuidando de cada etapa entre o planejamento e o dia do evento. Antes de montar a estrutura, a CI9 entende o objetivo da reunião e o que ela precisa comunicar pra quem está na sala.
Cada encontro executivo é cotado conforme o projeto: o conteúdo que você quer entregar, a experiência que quer gerar e o quanto a tecnologia entra na produção definem o formato. Não existe tabela fechada, existe reunião pra entender o escopo antes de fechar número.
Como funciona o projeto do encontro executivo
O contato chega pelas plataformas digitais da CI9 ou por indicação, com as primeiras informações: quantas pessoas, em que região o espaço deve ficar e que conteúdo vai ser levado. A CI9 levanta um orçamento inicial e pede uma reunião.
Na reunião, a CI9 entende o propósito do encontro e o DNA da empresa. Num encontro executivo, esse entendimento decide a dinâmica: se o encontro é mais formal ou mais despojado, como o convidado é recebido e como o conteúdo é apresentado. Só depois o planejamento vira operação, e a CI9 acompanha o evento até a gestão do dia.
Visita técnica: o caminho de quem chega à reunião
A CI9 faz a visita técnica seguindo o caminho do convidado, e num encontro de diretoria isso tem peso. A visita identifica o acesso de rua, confere se há estacionamento ou valet credenciado, dando conforto na entrada, e define o balcão de recepção e a energia pra alimentá-lo.
Na sala do encontro, a CI9 olha o mobiliário, a posição do telão, o audiovisual e a elétrica, além do gerador e do caminho do cabeamento quando o evento precisa. A saída de emergência fecha o roteiro. Cada ponto é alinhado com o responsável da casa. O checklist está no guia como escolher o espaço para um evento corporativo.
Mestre de cerimônia e conteúdo digital quando o encontro pede cerimonial
Quando o encontro é mais formal e com tradições, a CI9 aciona sua rede de contatos de mestres de cerimônia, que se adaptam a todo tipo de evento. Se é preciso abrir uma cerimônia, a escolha recai sobre uma personalidade adequada ao momento.
O conteúdo apresentado também pode ser trabalhado: reformatação dos slides, artes, vinhetas e vídeos. Quando o encontro precisa de uma referência externa, parceiros da CI9 que trabalham só com palestrantes trazem convidados de qualquer assunto. Veja o guia de atrações para eventos corporativos.
O erro mais comum antes de procurar a CI9
Muita empresa tenta organizar o evento por conta própria. A sensação é de que dá pra resolver internamente, mas diante de um briefing com pessoas, conteúdo e estrutura definidos, a pergunta é por onde começar. O primeiro passo de um evento é a organização, e organizar exige saber onde cada peça se encaixa.
Por isso a CI9 costuma ser chamada depois de a empresa já ter esbarrado num problema. Num encontro executivo, em que a plateia é pequena e de peso, vale chamar antes. A CI9 também atende fora de São Paulo, com parceiros em todo o Brasil e o mesmo padrão de entrega.
Perguntas frequentes sobre encontro executivo
Quanto custa um encontro executivo?
Não existe tabela fechada. Cada encontro é cotado pelo conteúdo que você quer entregar, a experiência que quer gerar e quanto de tecnologia entra na produção, por isso a CI9 faz uma reunião de briefing antes de fechar qualquer valor.
A CI9 organiza encontro executivo fora de São Paulo?
Organiza. A CI9 tem parceiros que cobrem o Brasil inteiro e garante o mesmo padrão de entrega em qualquer estado, não só na sede em São Paulo.
A CI9 cuida de toda a produção do encontro?
Cuida, de ponta a ponta. Da organização inicial até a gestão do projeto no dia do evento, é a CI9 que toca cada etapa.
Como a CI9 evita que um imprevisto vire o assunto do encontro?
A CI9 assume a organização e a produção do encontro pra que o foco continue na pauta e na decisão que precisa sair dali, entendendo o objetivo da reunião antes de montar a estrutura.
Como a CI9 prepara o espaço de um encontro executivo?
Com a visita técnica, que segue o caminho do convidado: acesso de rua, estacionamento ou valet credenciado, recepção, banheiros, a sala do encontro com telão, audiovisual e elétrica, gerador e saída de emergência.